Setup QR mesa em 1 dia: o passo-a-passo que evita 8 horas de tentativa

A maioria dos restaurantes que tenta montar QR mesa sozinho perde um sábado inteiro. Não porque o conceito seja difícil — é porque três armadilhas pequenas (encoding errado, identificador errado da mesa, canal errado configurado) transformam um setup de 1 hora em 8 horas de debugging. Este artigo é a receita certa, na ordem certa, para uma loja média ter o QR mesa a funcionar antes do almoço.

O que vai ter no fim

Quando a receita estiver completa, o cliente que se senta à mesa 5 e digitaliza o QR vê:

O cardápio da sua loja (não cardápio genérico).
A mesa correctamente identificada (Mesa 5, não Mesa-12345-uuid).
Pedidos a entrar no dashboard com channel='in_store'.
Pagamento MBWay/Multibanco/cartão sem fricção.

Tempo total real: 45-90 minutos com a receita certa. 6-8 horas sem ela.

Pré-requisitos (o que ter à mão antes de começar)

Acesso ao dashboard VelOS (login owner).
Cardápio inicial — pode ser básico, 8-12 produtos é suficiente para o primeiro teste. Mais tarde refina.
Impressora colour com folha A6 (acartonada se possível) ou serviço de impressão à mão.
1 telemóvel para testar (nem é preciso ser o mais recente).

Passo 1: Tenant + loja (15 minutos)

O tenant é a marca; a loja é o ponto físico. Se já tens conta VelOS o tenant existe — só precisas adicionar a loja.

Dashboard → Lojas → Adicionar nova:

Nome da loja: “Carregado-Centro” (não “Loja 1” — usa o nome real, vai aparecer no app diner).
Slug: gerado automaticamente a partir do nome (carregado-centro). Vais usar isto no URL do QR — não o mudes depois sem migrar QRs.
Morada completa: rua, número, código postal. Importante para o app de delivery (slice 09 da roadmap) e para Google My Business.
Horários: dia-a-dia da semana. Pôr todos abertos é OK para o primeiro setup; afina depois.

Salva. A loja fica active por defeito.

Passo 2: Mesas seed (10 minutos)

A VelOS cria 10 mesas seed automaticamente quando a loja é adicionada — mesas numeradas 1-10. Para a maioria das lojas, é exactamente isto que precisas. Se tens 14 mesas, adicionas 4 manualmente; se tens 6, desactivas 4.

Dashboard → Lojas → tua loja → Mesas:

Verifica que tens N mesas correspondentes às mesas físicas.
Cada mesa tem um table_number (1, 2, 3…). Este é o identificador para o cliente — não é o UUID interno.
Ajusta capacidade por mesa se diferente da default (4 lugares).

Passo 3: Cardápio mínimo (20 minutos)

Para o primeiro teste, 8-12 produtos chegam. Tem sempre pelo menos 1 produto activo por categoria ou o cardápio aparece vazio.

Dashboard → Produtos → Adicionar produto:

Nome: “Bife à casa”
Slug: gerado automaticamente. Não pode ser duplicado dentro do tenant.
Categoria: cria as 4-5 categorias principais primeiro (Entradas, Pratos, Sobremesas, Bebidas) → depois associa.
Preço: preço base (vai para o products.price). Os overrides por canal/loja vêm depois.
Disponível: marca available_in_store=true, available_online=true (se queres receber também por delivery).

Repete para 8-12 produtos. Não é a versão final — é a versão “suficiente para testar QR mesa hoje”.

Passo 4: Imprimir os QRs (15 minutos)

Dashboard → Lojas → tua loja → Mesas → Exportar QRs.

A VelOS gera um PDF A6 por mesa: QR + número da mesa + nome da loja + cor da marca. Imprime em papel acartonado ou plastifica. Para uma estética mais elaborada (acrílico, suporte de mesa) há fornecedores PT que fazem isto a partir do PDF — €3-€8 por mesa.

Passo 5: Primeiro teste (5 minutos)

Pega no telemóvel, vai à mesa 5, digitaliza o QR.

O fluxo correcto:

Carrega o cardápio da tua loja (não 404, não cardápio genérico).
Mesa identificada visualmente (banner “Está a pedir para a Mesa 5”).
Adiciona 1 produto, vai para o checkout.
Confirma pedido (sem precisar fazer login para in-store).
Dashboard recebe o pedido em menos de 3 segundos com channel='in_store' e table_number=5.

Se o pedido não chega ou chega com canal errado, 95% dos casos são o passo 4 (channel mal configurado no produto). Volta ao Passo 3 e confirma available_in_store=true.

Os 3 erros silenciosos que matam a operação na semana 2

Erro silencioso #1: QR colado a um sítio onde apanha sol directo

PVC + sol = 6 semanas. Plástico opaco = 3 meses. Acrílico = anos. Se a mesa é exterior (terraço), gasta os €5 extra em acrílico. Reimprimir 12 QRs é mais caro do que comprar suportes decentes.

Erro silencioso #2: Não comunicar à equipa que pedidos in-store agora vêm pelo dashboard

A equipa de sala tem o hábito de receber comanda em papel. Se ninguém aviso que agora há um som no dashboard quando pedido entra, perde-se 30% dos pedidos do primeiro fim-de-semana. Faz uma reunião de 10 minutos antes de lançar — mostra onde aparecem os pedidos, o som, e como marcar “preparado”.

Erro silencioso #3: Esquecer que MBWay precisa cobertura

MBWay funciona em 99,5% dos telemóveis PT, mas se o cliente está num bairro com 3G fraco, falha. Tem sempre MBWay + Multibanco + cartão activos. Cash é opcional mas alguns clientes preferem.

A pergunta inevitável: vale a pena para uma loja de 6 mesas?

Sim. A redução de erros de comanda (cliente diz prato A, equipa anota prato B) sozinha justifica. Em lojas pequenas, o ganho é menos transcrição + cliente tem o cardápio actualizado sempre (não há mais “este prato já não temos”). Mensalmente, custa o equivalente a 2-3 menus de almoço.

Para terminar

Se chegou aqui e ainda não começou, o erro mais comum é não começar: planear uma semana o setup que se faz em 1 hora. A receita acima é literalmente o que o cliente onboard da VelOS faz na primeira sessão — com a equipa a apoiar via chat se algo não bate certo.

Ver preços ou se ainda está a comparar, calcular o ROI vs marketplace para ter ordem de grandeza antes da decisão.